VISÃO GERAL DO CADASTRO DE ALUNOS
📋 Cadastro de Alunos — GEP
Tutorial completo para secretaria escolar · Sistema GEP / Ergon Sistemas
| Secretaria → Alunos | 8 seções | 3 mini-guias |
Índice rápido
| Barra de ferramentas | Informações do aluno | Campos obrigatórios | Documentação | Endereço e família | Foto e anexos | Menu Opções | ► Cadastrar aluno | ► Pesquisar aluno | ► Adicionar anexos |
Para que serve esta tela
O módulo Secretaria → Alunos é o cadastro central de alunos do sistema GEP.
Aqui a secretaria registra dados pessoais, documentos, endereço, informações de família e anexa documentos digitalizados.
A partir deste cadastro, todos os outros módulos (matrículas, saúde, prontuário, transporte) são acessados pelo menu Opções.
1. Acessando o cadastro de alunos
Acesse o sistema GEP e navegue até Secretaria → Alunos.
Info: Marque "Buscar somente Alunos Matriculados no ano Atual" para filtrar apenas matrículas ativas. Deixe desmarcado para buscar em todos os anos.
Dica: O contador Reg: 0/0 no canto superior direito indica quantos registros foram encontrados e em qual você está navegando.
2. Barra de ferramentas
| Botão | Função |
|---|---|
| Incluir — Iniciar uma pesquisa de alunos da rede para realizar importação ou novo cadastro | |
| Salvar — Salva o registro/alterações no cadastro atual | |
| Cancelar — Descarta alterações não salvas | |
| Excluir — Remove permanentemente o cadastro | |
| Limpar — Limpa os campos do formulário | |
| Buscar — Pesquisa alunos com os filtros preenchidos | |
| Navegação — Primeiro / Anterior / Próximo / Último registro | |
| Grade — Exibe resultados em tabela para seleção | |
| Imprimir — Gera relatórios do aluno | |
| Ajuda — Abre os artigos da base de conhecimento relacionados ao módulo que o usuário está acessando no momento | |
| Opções — Atalho para todos os subcadastros: matrículas, saúde, prontuário, programas sociais, transporte e mais |
Importante: O botão Excluir remove permanentemente o cadastro. Use somente se o aluno foi cadastrado por engano. Para transferências ou evasões, acesse o módulo de matrículas.
Info: O botão Opções é o atalho principal para os subcadastros. Após salvar, acesse-o para registrar matrícula, saúde, prontuário e muito mais.
3. Informações do aluno
| Campo | Status | Observação |
|---|---|---|
| Código | Automático | Gerado automaticamente pelo sistema |
| Nome do Aluno | Obrigatório | Nome completo |
| Nome Social | Opcional | Quando aplicável |
| Data de Nascimento | Obrigatório | Formato DD/MM/AAAA |
| Sexo | Obrigatório | Masculino, Feminino ou outro |
| Cor/Raça | Obrigatório | Exigido pelo Censo Escolar |
| NIS (11 car.) | Opcional ou obrigatório (a depender das configurações) | Número de Identificação Social |
| Tipo deficiência / TEA | Opcional | Quando aplicável |
| Matrícula Livro | Opcional | Alunos antigos com registro em livro físico |
Dica: Matrícula Livro: use apenas para migrar dados de alunos antigos que tinham registro em livros físicos. Não preencher para novos alunos.
4. Campos obrigatórios
O sistema bloqueia o salvamento e exibe mensagens quando algum campo obrigatório está vazio:
Importante: Preencha todos os campos obrigatórios antes de tentar salvar.
5. Documentação
| Campo | Status | Observação |
|---|---|---|
| Nacionalidade | Obrigatório | |
| País de Origem | Obrigatório | |
| Tipo Certição | Obrigatório | |
| UF / Naturalidade | Opcional | |
| CPF do Aluno | Opcional | |
| Cartório | Opcional | Aparece em vermelho quando vazio — preencher sempre que disponível |
| RG / Org. Emissor | Opcional | |
| Modelo / Data Exp. | Opcional |
Info: O campo Cartório fica destacado em vermelho quando vazio. Preencha sempre que o documento do aluno tiver essa informação.
6. Endereço, pai, mãe e responsável
| 1. | Preencha o CEP e clique na lupa — o sistema busca e preenche logradouro, bairro, município e UF automaticamente. |
| 2. | Selecione UF → Município → Distrito em sequência. |
| 3. | Informe a Zona de Residência (Urbana ou Rural) — obrigatório para o Censo Escolar. |
| 4. | Use o atalho Copia End. Aluno → Pai/Mãe se o endereço for o mesmo. |
| 5. | Na seção Responsável, use os atalhos para copiar dados da mãe, do pai ou do próprio aluno. |
| 6. | No campo Telefone Celular, marque WhatsApp para habilitar envio automático de mensagens. |
Dica: WhatsApp ativo: prontuários, avisos de faltas e comunicados são enviados automaticamente quando a integração estiver configurada no sistema.
7. Foto e anexos
Botões disponíveis na tela de Cadastro de Anexos:
| 1. | Com o aluno selecionado, clique em Anexos na seção "Foto e Observações" ou "Anexos de Documentos". |
| 2. | Selecione o Tipo de Arquivo e o Tipo do Documento nos dropdowns. Ex.: Imagem → Foto 3x4. |
| 3. | Clique em + Incluir e selecione o arquivo. Formatos aceitos: JPG, PNG, PDF. |
| 4. | Rotacionar: selecione o arquivo na lista e clique no botão Rotacionar para corrigir a orientação. Cada clique gira 90°. Fotos tiradas com celular frequentemente ficam de lado — corrija para que aparecerão na posição certa em todos os relatórios e impressões. |
| 5. | Volte ao formulário e marque os checkboxes dos documentos entregues fisicamente. |
Dica: Captura com celular: acesse diario.ergonsistemas.com.br pelo navegador do celular e use a opção "Usar Web Cam" na tela de Cadastro de Anexos.
Info: A foto não é digitada no campo de texto — use sempre o botão Anexos.
Documentos disponíveis:
Certição Nascimento Foto 3x4 Comp. Escolaridade Identidade CPF Comp. Residência Histórico Escolar Laudo Médico PDI Cartão SUS Cartão Vacinação Autoriza uso imagem Certidão Civil Doc. Responsável Cartão Auxílio Brasil
8. Menu Opções
| N° | Opção | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Histórico Escolar | Histórico de escolas e anos letivos |
| 2 | Programas Sociais | Vínculos com Bolsa Família e outros |
| 3 | Prontuário | Registros de atendimento e ocorrências |
| 4 | Matrículas do Aluno | Histórico de matrículas por ano letivo |
| 5 | Ficha de Saúde | Informações de saúde e alergias |
| 6 | Declarações | Geração de declarações para o aluno |
| 7 | Fichas de Matrículas | Impressão das fichas |
| 9 | Atendimento | Registro de atendimentos realizados |
| 10 | Lista Aluno Duplicado | Identifica cadastros duplicados |
| 11 | Exclui Aluno Duplicado | Remove após verificação |
| 12 | Transporte Escolar | Vínculo com rota de transporte |
| 13 | Lista de Espera | Posição em fila de vagas |
| 20 | Copiar dados de um irmão | Replica família de aluno já cadastrado |
| 30/31 | Processar Zona Urbana/Rural | Atualização em lote da zona de residência |
Dica: Use a opção 20 – Copiar dados de um irmão para preencher automaticamente pai, mãe, responsável e endereço de alunos da mesma família.
—— Mini-guias práticos ——
► Como cadastrar um novo aluno
🔍 Ao clicar em + Novo o sistema abre primeiro a tela de Pesquisa Aluno
Isso evita duplicidade de cadastros. Pesquise pelo nome do aluno, mãe, pai ou data de nascimento antes de criar um registro novo.
✅ Aluno já cadastrado na rede ou outra escola Selecione na lista e clique em |
+ Aluno nunca cadastrado Não achou? Clique em |
✎ Aluno já existe nesta escola Selecione e clique em |
Legenda de cores na lista de resultados: Pertence a outra escola Necessidades especiais Aluno de outro município
| 1. | Clique em |
| 2. | Pesquise o aluno. Se encontrado, importe ou altere. Se não encontrado, clique em 1 – Cadastra Aluno. |
| 3. | Preencha os dados pessoais: nome, data de nascimento, sexo e cor/raça. |
| 4. | Preencha a seção Documentação: Nacionalidade, País de Origem e Tipo de Certição. |
| 5. | Preencha o Endereço e selecione a Zona de Residência (Urbana ou Rural). |
| 6. | Clique em |
| 7. | Cadastro salvo ✓ — use o menu Opções para registrar matrícula, saúde e prontuário. Clique aqui e confira o tutorial completo de como cadastrar ou importar alunos. |
Importante: Campos obrigatórios: Data de Nascimento, Sexo, Cor/Raça, Nacionalidade, País de Origem, Tipo de Certição e Zona de Residência.
► Como pesquisar um aluno
Regra de ouro: preencha qualquer campo com o dado que você lembra e clique em .
| 1. | Digite qualquer informação que você lembra: nome (parcial ou completo), código, CPF, data de nascimento ou nome da mãe. |
| 2. | Clique em |
| 3. | Navegue pelos resultados com as setas |
| 4. | Com o registro aberto, edite o que precisar e clique em Clique aqui e saiba como localizar o cadastro de um aluno. |
Dica: Deixe todos os campos em branco e clique em Buscar para listar todos os alunos. Marque "Buscar somente Matriculados no Ano Atual" para filtrar apenas os ativos.
► Como adicionar foto e documentos (anexos)
| 1. | Com o aluno selecionado, clique em Anexos na seção "Foto e Observações" ou "Anexos de Documentos". |
| 2. | Selecione o Tipo de Arquivo e o Tipo do Documento nos dropdowns. Ex.: Imagem → Foto 3x4. |
| 3. | Clique em + Incluir e selecione o arquivo. Formatos aceitos: JPG, PNG e PDF. |
| 4. | Rotacionar foto: |
| 5. | Volte ao formulário e marque os checkboxes dos documentos entregues na seção "Anexos de Documentos". Clique aqui e saiba como anexar fotos de alunos pelo cadastro. |
Dica: Capture com celular: acesse diario.ergonsistemas.com.br e use a opção "Usar Web Cam".
Info: A foto não é digitada no campo de texto — use sempre o botão Anexos.
Artigo da base de conhecimento · Sistema GEP / Ergon Sistemas
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